Keorganisasian

Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).

Istilah pengorganisasian (organizing) dan struktur keorganisasian (organizational structure) sering kali kita gunakan. Kedua istilah tersebut berulang kali akan kita jumpai dalam membahas aneka macam aspek teori organisasi. Untuk itu, baiklah kita pelajari arti dan makna kedua konsep tersebut. Dalam arti yang paling luas, pengorganisasian (organizing) dapat dinyatakan sebagai proses, yaitu diupayakan agar struktur sesuatu organisasi tertentu, cocok dengan sasaran-sasarannya, sumber dayanya, dan lingkungannya. Struktur keorganisasian (organizational structure) dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan.

Selanjutnya dapat dikatakan bahwa struktur suatu organisasi menspesifikasi aktifitas-aktifitas kerja. Ditunjukan pula olehnya bagaimana berbagai fungsi atau aktifitas-aktifitas yang berbeda berkaitan satu sama lain. Hingga tingkat tertentu, ia juga menunjukan tingkat spesialisasi aktifitas-aktifitas pekerjaan. Juga ditunjukan olehnya, hirarki organisasi yang bersangkutan, struktur otoritas, dan hubungan-hubungan atasan bawahan.

Struktur keorganisasian memberikan stabilitas dan kontinuitas. Hal ini memungkinkan organisasi yang bersangkutan menghadapi keluar masuknya individu-individu dan mengordinasi aktifitas-aktifitasnya dengan lingkungannya.
PETA ORGANISASI

Fungsi-fungsi pekerjaan para anggota perlu dibagi-bagi antara mereka dan dikombinasi dengan cara-cara yang logis. Para pekerja yang mempunyai fungsi-fungsi yang berkaitan satu sama lain, biasanya berkecimpung dalam bidang kerja yang sama. Mereka pun merupakan sebuah unit kerja. Efisiensi arus pekerjaan tergantung pada integrasi secara berhasil dari berbagai macam unit didalam organisasi yang bersangkutan. Pembagian kerja dan kombinasi-kombinasi tugas-tugas secara logis menyebabkan timbulnya struktur-struktur departemen logis dan struktur-struktur subunit-subunit.

Sewaktu sebuah perusahaan mengalami pertumbuhan, maka jumlah unit-unit kerja dan subunit-subunit bertamabah, dan lapisan-lapisan supervise ditambahkan. Para manajer dan para bawahan makin dipisahkan dari hasil akhir kegiatan-kegiatan mereka. Maka, mereka memerlukan suatu gambaran yang jelas tentang bagaimana aktifitas-aktifitas dapat disesuaikan dengan gambaran besar. Hal itu tentang apa organisasi mereka dan apa yang dilakukan organisasi tersebut.

Disamping itu, dapat dikatakan bahwa apabila seseorang perlu menangani problem tertentu, peta yang ada dapat menunjukan dimana orang tersebut dapat ditemukan. Akhirnya, dapat dikatakan pula bahwa proses penyusunan peta organisasi memungkinkan para manajer melacak kekurangan-kekurangan dan kelemahan-kelemahan keorganisasian. Misalnya, sumber konflik potensial atau bidang-bidang dimana terdapat adanya duplikasi yang tidak perlu.

Lima macam aspek pokok dari struktur keorganisasian

Pembagian kerja, Para pimpinan dan pihak bawahan, Tipe pekerjaan yang sedang dilaksanakan, Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan dan Tingkat-tingkat manajemen.
STRUKTUR ORGANISASI

Menurut James A.F. Stoner dan R. Edward Freeman, departemen suatu organisasi secara formal dapat distruktur berdasarkan tiga macam cara, yakni distrukturkan dalam :

• Fungsi

• Produk

• Bentuk Matriks

Organisasi-organisasi yang distruktur berdasarkan fungsi menyatukan dalam suatu departemen, semua pihak yang terlibat pada aktivitas tertentu atau berbagai macam aktivitas yang berkaitan satu sama lain.

Organisasi yang distruktur berdasarkan produk produk, yang sering pula dinamakan orang organisasi berdasarkan devisi, menyatukan dalam semua unit kerja, semua pihak yang terlibat dalam bidang produksi dan pemasaran sesuatu produk, atau kelompok produk yang berkaitan satu sama lain. Ini disatukan pada wilayah geografis tertentu atau yang berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu.

Pada organisasi matriks, terdapat dua macan tipe desain secara simultan. Departemen-departemen fungsi permanent, memiliki otoritas bagi performa, dan standar-standar professional unit-unit mereka. Diciptakan pula tim-tim proyek sesuai kebutuhan untuk melaksanakan program-program spesifik. Anggota-anggota tim tersebut diambil dari berbagai departemen fungsional, Mereka bertanggung jawab terhadap seorang menejer proyek. Menejer proyek bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap hasil pekerjaan tim tersebut.

ORGANISASI FUNGSIONAL

Sebuah organisasi fungsional merupakan sebuah bentuk departemensasi. Setiap orang terlibat dalam sebuah kegiatan fungsional, seperti kegiatan pemasaran atau keuangan, yang dikelompokkan dalam unit.

Organisasi fungsional merupakan bentuk departementasi yang paling mendasar serta yang paling logis, yang menawarkan asortimen produk terbatas. Hal itu karena sumber-sumber daya terspesialisasi dimanfaatkannya secara efisien.

Keuntungan lain dari sebuah struktur fungsional adalah membuat pekerjaan supervise menjadi lebih mudah. Hal itu karena masing-masing manajer harus menjadi eksper dalam bidang sempit keterampilan-keterampilan. Di samping itu, dapat dikatakan bahwa sebuah struktur yang difungsionalisasi menyebabkan lebih mudah untuk memobilisasi keterampilan-keterampilan terspesialisasi, dan membawanya ke bidang yang paling memerlukan.

Di dalam sebuah struktur organisasi tidak terlepas dari prinsip-prinsip organisasi. Salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :

1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9) Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

10) Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11) Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12) Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Manajemen Organisasi :

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
4. Pengevaluasian (evaluating) adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

MANFAAT BERORGANISASI

Filed Under: Psikologi

PSIKOLOGI MANAJEMEN

Organisasi memiliki definisi koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu maksud atau tujuan bersama melalui pembagian kerja atau tugas dan fungsi serta melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab.

Banyak banget manfaat yang diperoleh apabila kita aktif dalam suatu organisasi baik organisasi formal, informal dan sosial. Di bawah ini terdapat beberapa manfaat berorganisasi.

Teamwork

Organisasi adalah kesatuan dari berbagai orang yang bekerja untuk satu tujuan. Dari mulai brainstormingide, rapat, nyusun anggaran, eksekusi kegiatan, sampai evaluasi, semua dipikirkan dan dikerjakan bersama-sama. Setiap anggota bagai roda mesin yang saling menggerakkan. Kalau salah satu macet, hasil akhirnya bisa tidak sesuai tujuan awal.

Sikap Mental Positif

Berorganisasi bikin kita sadar akan pentingnya sikap-sikap mental yang positif. Dengan segala tanggung jawab di organisasi, kita dilatih disiplin, jujur, berpikir kritis, dan mampu memanage waktu. Kita juga semakin terlatih untuk berani membuat suatu keputusan. Sikap-sikap ini akan terpakai di dunia kerja, sehingga memungkinkan karir kamu naik lebih cepat.

Berdiskusi dan Berbeda Pendapat

Karena di organisasi kita bekerja sama dengan banyak orang yang karakternya beda-beda, kita dituntut untuk mampu menghargai pendapat dan mau mendengar pendapat orang lain. Kita juga ‘dipaksa’ untuk berani mengemukakan pendapat lewat diskusi, baik itu dalam rapat, maupun kepada pihak-pihak yang lebih tua, seperti guru, kepala sekolah, atau rektor yang akan kita ajak kerja sama.

Belajar Manajemen Organisasi

Aktif di organisasi mengajarkan kita untuk bertindak sesuai prosedur dalam manajemen organisasi. Misalnya, tentang tata cara rapat, cara mengajukan proposal yang baik, termasuk step-step dalam mengerjakan sebuah proyek. Misalnya, kamu bergabung dalam OSIS dan akan mengadakan suatu kegiatan, maka kamu akan terlibat dalam acara tersebut dari sejak masih berupa ide mentah sampai saat hari H berlangsung.

Bersosialisasi

Pergaulan akan meluas, kita dapat banyak teman dari adik kelas, senior, pejabat sekolah/kampus, pihak sponsor, dan banyak kontak penting lainnya.

Ada beberapa tips-tips di bawah ini untuk tahu bagaimana caranya menjadi anggota yang baik, pengurus yang berdedikasi, dan pemimpin yang respected.

Jabatan : Anggota

Kalau kamu sudah terdaftar jadi anggota suatu organisasi, jadilah anggota yang aktif.

• Selalu hadir dalam setiap undangan rapat dan aktif berpendapat dalam rapat tersebut. Siapkan ide banyak-banyak sebelum rapat dimulai.
• Kerjakan setiap tugas yang diberikan kepadamu dengan maksimal, bahkan melebihi ekspektasi organisasi.
• Setiap habis rapat atau kumpul, jangan langsung pulang. Sediakan waktu untuk ngobrol-ngobrol dengan sesama anggota atau pengurus.
• Tunjukkan dedikasi kamu dengan sering memberi usulan (kritik dan saran) yang bisa memajukan organisasi.

WATCH OUT! Tantangan menjadi anggota organisasi :

• Sebelum mutusin untuk masuk sebuah organisasi, kenali dulu baik-baik organisasi tersebut. Jangan memaksakan diri untuk masuk kalau tidak sesuai dengan kesukaan.
• Supaya maksimal berorganisasi sekaligus sukses belajar, harus bisa bagi waktu dengan baik.
• Sebuah kelompok dengan macam-macam karakter dan kepribadian pasti ada saja konfliknya. Jangan sampai terpengaruh kalau ada isu-isu yang memecah organisasi.

Jabatan : Pengurus

Apakah itu sekretaris, bendahara, seksi humas, atau wakil ketua, pengurus organisasi adalah orang-orang yang terpilih.

• Berusahalah tampil beda dari kepengurusan tahun yang lalu. Jangan Cuma copy-paste kalau disuruh untuk membuat proposal kegiatan tahunan. Kalau Himpunan Mahasiswa dari tahun ke tahun bikin acara musik pop, gimana kalau tahun ini kalian bikin malam orchestra. Ide-ide seger yang beda ini bikin kepengurusanmu punya cirri khas sendiri.
• Jalani peran dan tanggung jawab dengan sungguh-sungguh. Orang udah percaya bahwa kita mampu, kita harus bisa membuktikannya.
• Adalah tugas pengurus to keep the organization alive. Rajin-rajin bikin kegiatan dan acara yang seru, untuk menambah semangat anggota dan mempersolid organisasi.
• Jaga sikap karena kamu membawa nama baik organisasi. Kamu juga harus bisa jadi teladan untuk para anggota.

WATCH OUT! Ngga gampang lho menjadi pengurus yang berdedikasi:

• Betapa pun positifnya berorganisasi, kewajiban utama kita adalah belajar. Watch out, jangan sampai organisasi mengorbankan prestasimu. Kalau kamu merasa kewalahan, sebaiknya delegasikan sebagian tugasmu kepada orang lain atau junior-junior.
• Sering menghabiskan waktu dengan sesama pengurus bisa menimbulkan kesan kamu tidak mau bergaul dengan orang lain selain pengurus. Hal seperti ini harus dihindari. Kalau gap antara pengurus dan anggota terlalu lebar, kalian akan dicap geng eksklusif yang nggak mau berbaur.

Jabatan : Pemimpin

Jabatan ketua atau pemimpin berhubungan erat sama kepercayaan.

• Punya visi, misi, dan aksi yang jelas untuk kemajuan organisasi.
• Sebagai pemimpin kita dituntut bekerja ekstra dan berbuat lebih.
• A good leader harus bisa mengkoordinir anggotanya untuk mencapai tujuan bersama.
• Berani membuat keputusan dengan cepat dan semoga tepat.
• Selalu bersikap netral dalam setiap permasalahan dan mampu jadi pengasuh untuk bawahannya.
• Kesalahan anak buah merupakan tanggung jawab pemimpin. Pemimpin harus bisa memberikan alasan kuat yang mendasari kesuksesan dan kegagalan anggota-anggotanya.

WATCH OUT! Are you a good leader?

• Jadilah panutan dan teladan. Kalau kamu selalu tepat waktu , ‘anak buah’ tentu malu kalau sampai terlambat. Be an example by doing it the right now, jangan no action talk only aja!!
• Seorang pemimpin yang baik harus mau jadi pengikut yang baik. Jangan hanya pintar ngomong, tapi juga peka mendengar. Tidak hanya hobi mengkritik, tapi juga bersedia meminta maaf ika salah.
• Menjadi pemimpin bukan berarti kamu terbebani dengan semua perkara organisasi. Delegasikan tugas kepada orang yang kamu anggap mampu. Untuk itu kenali baik anggota-anggotamu. Jangan sampai kamu kasih tanggung jawab mendekor sama teman yang tidak mempunyai sense of art.
• A good leader bukan Cuma mencari sukses untuk dirinya, tapi juga membawa seluruh anggota sukses bersama-sama. Siapkan juga calon-calon pengganti kepengurusanmu dengan proses regenerasi.

Secara konkrit manfaat selama berorganisasi antara lain :

• Tidak gugup berbicara didepan umum (berpidato/sambutan)
• Lebih bertanggung jawab
• Mind-mapping. Artinya mampu memetakan sesuatu/masalah
• Bisa lebih menghargai dan mendengarkan orang lain
• Bisa menempatkan posisi (dinamis). Dimana, kapan, dengan siapa kita berinteraksi
• Pikiran lebih dewasa dan jauh kedepan
• Lebih baik dalam mengatur waktu
• Banyak teman dan kolega.

Materi ini diarahkan untuk :

1. Motivasi Berorganisasi
2. Rasa Memiliki Terhadap Organisasi
3. Keaktifan di Organisasi